¿Cómo preparar y organizar un evento en tu empresa?

¿Haces eventos en tu empresa? ¡Debes leer estos consejos! Los hemos preparado con el fin de que todas tus jornadas y congresos sean un éxito.

Organizar eventos empresariales es una gran oportunidad para conseguir interacción y grandes campos de negocio.

Ahora que estás plenamente convencido del valor de un evento, ¡descubre todos nuestros consejos para planificarlo y hacer que cada una de tus acciones sea un verdadero éxito!

¿Cómo planificar un evento corporativo?

La organización de un evento requiere una planificación real y no se puede hacer a la ligera.

A continuación, se detallan las diferentes etapas de la organización del evento, que te permitirán asegurar la calidad y eficiencia de tu evento corporativo:

Paso 1: Establece metas

La creación de un evento no se puede realizar sin una necesidad real por parte de tu empresa. En efecto, no se trata de crear un evento corporativo por la belleza del gesto, sino de montar un evento que se lleva a cabo y que te permitirá alcanzar unos objetivos concretos.

La primera pregunta que debes hacerte es por qué crear este evento. ¿Quiere recompensar a sus empleados? ¿Lanzar un nuevo producto? ¿Dar a conocer su negocio a nuevos prospectos? A partir de esta primera observación, podrás determinar quién es la audiencia de un evento. Esto te permitirá reflexionar de manera más concreta sobre la naturaleza del evento a organizar.

Paso 2: Especifica la naturaleza del evento

Lo más importante a la hora de planificar un evento es determinar su naturaleza. Se trata sobre todo de proponer un evento que interese directamente al público objetivo. Ahora que conoces tu propósito y audiencia, piensa qué tipo de evento corporativo es mejor para ellos:

Comidas (desayuno, aperitivo, etc.)
Conferencia
Seminario
Presentación
Viaje

Las soluciones son múltiples y dependerán sobre todo de tus necesidades. Para organizar un evento, por supuesto, tendrás que pensar en los ponentes a invitar (internos o externos a la empresa), pero también en el evento de la empresa. Analiza cómo encontrar un tema relevante, que fomente la participación y no esté cubierto en eventos competitivos cercanos al suyo.

Una vez que hayas determinado qué tipo de evento deseas organizar, deberás recurrir a la parte de logística de la organización del evento. A continuación, puede optar por acudir a profesionales de la organización de eventos u organizar el evento internamente. Ten en cuenta que la elección de profesionales será más cara, pero te proporcionará una organización adecuada. Si optas por la organización interna, te aconsejamos que crees un equipo dedicado al evento.

Paso 3: Establece la fecha y el lugar

Una vez que tengas en mente la naturaleza del evento y los oradores, el siguiente paso en la planificación del evento es hacerlo realidad. Naturalmente, esto implica elegir una fecha y un lugar para su evento. Por supuesto, deberás asegurarte de la disponibilidad del lugar y la fecha elegida para emitir las invitaciones.

Como la organización del evento requiere un tiempo precioso, se recomienda elegir una fecha lo suficientemente lejana en el tiempo, aunque solo sea para tener suficiente tiempo para organizar el evento y preparar a los ponentes. Se recomienda reservar la plaza con al menos tres meses de antelación. Atención ! Ciertos lugares o ciertos tipos de eventos deben planificarse con un año de anticipación. Depende de si deseas medir la viabilidad de su evento a lo largo del tiempo.

Para establecer la fecha de un evento, te recomendamos que piense en la disponibilidad de tu público objetivo. Generalmente, es un buen estilo evitar los fines de semana (viernes por la noche incluidos), puentes y, por supuesto, las vacaciones escolares. Por lo general, preferiremos realizar el evento durante la semana, los martes o jueves, el día en que los padres están más disponibles. Comprueba sistemáticamente que la fecha elegida no coincide con un evento similar, en particular si se trata de un evento importante para tu target.

La elección del lugar para un evento profesional también será de gran importancia. Verifica de antemano la calidad del lugar elegido en Internet o con antiguos clientes de ese lugar. Elige siempre un lugar que te permita presentar tu negocio de la mejor manera. Naturalmente, prepara arreglos para que este lugar esté cerca del área geográfica de tu objetivo y sea de fácil acceso. Recuerda que tu lugar debe poder albergar al público esperado y debe contar con el equipamiento necesario (cocinas, sala de presentaciones, mesas, etc.).

Paso 4: prepárate para el evento

Una vez que tu evento está fijado en tiempo y espacio, todo lo que tienes que hacer es prepararlo de la manera más concreta posible. Esto naturalmente implica la creación del programa del evento, la invitación y preparación de ponentes, la implementación logística (compra o alquiler de equipos, contactos con el catering, preparación del equipo servidor, etc.)

Si has elegido encargarse de la planificación del evento por tu cuenta, debes poder detallar cada minuto del evento para asegurarse de no olvidar NADA. ¿Cómo serán recibidos los invitados? ¿Cuáles serán las diferentes presentaciones? ¿Cuánto durará cada presentación? ¿Qué material se necesitará?

Asegúrate de que todo esté organizado hasta el último minuto y recuerda informar a sus oradores sobre la necesidad de respetar el tiempo. Nada es más aburrido para un invitado que ver cómo se prolonga un evento.

Una vez que tu evento corporativo se haya preparado con gran detalle, considera establecer una lista de verificación de la organización del evento para no olvidar nada importante. Planificar un evento significará poder saber a quién contactar y cuándo poner todo en su lugar el Día D.

En cuanto al envío de invitaciones a un evento, será de tres semanas a un mes como máximo antes del evento. No es necesario invitar al público antes, porque corren el riesgo de olvidar el evento. Más tarde, y es posible que tus invitados ya tengan otras fechas.

Organizar un evento: nuestro consejo

Gracias a este plan de planificación de eventos, deberías poder organizar un evento de una manera más relajada.

Sin embargo, aquí hay algunos consejos finales que podrían ser de gran ayuda para planificar un evento:

Organiza el evento con anticipación

Un evento corporativo no se organiza tarde. Cuanto más tiempo de preparación tenga, más éxito tendrá su evento. Además, planificar un evento con anticipación te permitirá evitar las prisas y escalonar el tiempo de preparación. Es una buena forma de dedicar a varios de sus empleados a la preparación de eventos sin que interfiera con sus tareas habituales.

Nunca organices solo

Un evento corporativo no se puede planificar por sí solo. La creación de un equipo dedicado al evento le permitirá recordar nada vital. También será una excelente manera de unir y empoderar a su equipo.

Establece un presupuesto claro

Primero, establece un presupuesto general para tu evento. Esto te permitirá crear un evento digno de sus medios y evitar deseos de grandeza.

Planifica con anticipación

Rápidamente se produce una pifia durante un evento empresarial: una batería de micrófono descargada, una computadora fuera de servicio, un altavoz que se cancela en el último minuto… Saber proporcionar equipos adicionales y ser capaz de reaccionar ante lo imprevisible. Proporcionar un respondedor “de respaldo” o un cambio de programa de última hora te permitirá estar listo en todas las circunstancias.

No descuides la comunicación

Si bien es muy importante planificar un evento, es igualmente importante comunicarlo. Considera encargarse de las invitaciones y crear carteles que presenten el evento. No dudes en utilizar multimedia (mail, email, redes sociales, etc.) para comunicarte sobre el evento, o incluso para revivir a tus invitados unos días antes.

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