A medida que las empresas integran nuevas tecnologías, se expanden internacionalmente y buscan reclutar al mejor talento, las reuniones presenciales se complementan cada vez más con reuniones virtuales. Una tendencia reforzada por la pandemia, que ha llevado a las empresas a acelerar su transformación digital y adaptarse sin más preparación al teletrabajo y reuniones remotas.

¿Cómo organizas y facilitas reuniones virtuales para una empresa?

Existe un conjunto de reglas a seguir para garantizar que tu próxima reunión virtual se lleve a cabo de manera eficiente y brindando satisfacción a los participantes.

Una buena organización es el secreto de cualquier reunión virtual eficaz. Aquí hay una lista de puntos para comenzar:

Configura un sistema de notificación

Trabajar de forma remota significa no estar en contacto constante con tu equipo. Por eso, un sistema de notificación puede ser de gran ayuda. Asegúrate de que todos los asistentes reciban la notificación al menos quince minutos antes de que comience la reunión.

Para asegurarte de no perder el tiempo de tus empleados, evita iniciar sesión tarde, no iniciar sesión en absoluto o sin haberte preparado con anticipación para esta presentación.

Utiliza una herramienta de videoconferencia funcional

Tener una buena tecnología es fundamental para evitar cualquier problema de comunicación debido a una mala conexión o equipos defectuosos. Hay toneladas de herramientas de videoconferencia gratuitas por ahí, tiene muchas opciones para elegir. Estos son los más utilizados:

  • Zoom
  • Hangouts de Google
  • Webex
  • Skype
  • LiveStorm

Estructurar la reunión

En lugar de permitir que los participantes interactúen como les plazca, estructura claramente la reunión. De esta manera, todos sabrán exactamente cuándo y a quién dirigir sus preguntas o sugerencias.

Para que tus reuniones estén en orden, solo necesitas presentar una estructura consistente similar cada semana. Si se trata de una reunión única, asegúrate de que todos los participantes hayan recibido la agenda con anticipación.

Céntrate en lo esencial

Cualquier reunión debe cumplir un objetivo específico. Ten en cuenta que está monopolizando el tiempo de tus empleados. Pedir a los participantes que se queden y discutan temas menores que no son relevantes para ellos no es la mejor manera de llevar a cabo una reunión de manera efectiva.

Dirige la discusión abordando temas clave, haciendo un balance de la situación y abordando los principales obstáculos.

Imponer explícitamente el uso de video.

La comunicación es más eficaz cuando incluye elementos no verbales. Por supuesto, lo que dices es muy importante, pero la forma en que lo dices es igualmente importante.

Ponle rostro a tu voz porque los humanos responden mejor a los mensajes cuando están personificados por un rostro. Las expresiones faciales ayudan a humanizar tus reuniones virtuales. Es por eso que el uso de video es un activo real para tus reuniones virtuales.

Fomenta el espíritu de equipo

Las reuniones periódicas son esenciales para construir relaciones de trabajo reales con los distintos miembros del equipo. Estas relaciones pueden marcar la diferencia entre los objetivos recién alcanzados y los superados.

No hagas varias cosas a la vez

Los estudios han demostrado que la multitarea puede afectar tu rendimiento. Esta capacidad ya no está en demanda y no le será de utilidad durante las reuniones virtuales.

Algunos de tus trabajos remotos pueden apreciar que puedas trabajar todo el día en pijama. Pero salir de tu zona de confort de vez en cuando aumentará tu productividad. Durante una videoconferencia, debes estar presentable y esforzarte un poco más de lo habitual.

Confirma la presencia de cada participante al inicio de la reunión.

Incluso si se reúnen cada semana, es esencial que como líder que veas que todos los participantes están presentes. Tómate el tiempo al comienzo de la reunión para presentar adecuadamente a todos los empleados antes de comenzar la reunión.

Asignación adecuada de los tiempos de uso de la palabra

Es importante designar siempre a una persona para que dirija la reunión. No obstante, todos los participantes deben tener la oportunidad de compartir su punto de vista.

Asegúrate de que tu reunión no esté monopolizada por los asistentes más extrovertidos. Permite que en general más personas de bajo perfil del equipo se unan a la conversación. Su opinión puede llevarlo a la solución que está buscando para resolver el problema que tiene el equipo.

Aquí hay algunas formas de involucrar más a los miembros del equipo más introvertidos en una reunión virtual:

  • Pregúnteles qué piensan sobre algunas tareas o proyectos específicos
  • Pídeles actualizaciones periódicas sobre su trabajo.
  • Pregúntales si tienen algo que agregar
  • Pregunta si necesitan ayuda con el exceso de trabajo.

Condena cualquier falta de respeto

Es fácil faltarle el respeto a alguien cuando intercambias en línea, en lugar de hacerlo cara a cara. Sería lamentable que tus reuniones virtuales causaran dolor o frustración entre tus empleados. Por el contrario, se supone que los motiven y que permitan construir relaciones de confianza dentro del equipo.

Por eso es importante recordar a tus empleados que las reuniones virtuales son una oportunidad para debatir con respeto mutuo y espíritu de colaboración. Si el tono comienza a elevarse durante una reunión, intervén y sugiere un descanso para calmar las cosas y darle tiempo para pensar.

Acordar un plan de acción.

Todas las acciones que se decidan durante la reunión deben estar por escrito y es importante acordar plazos así como distribuir las tareas entre los diferentes miembros del equipo. Recuerda reservar siempre de 5 a 10 minutos para la conclusión de la reunión y la división de tareas. Finalmente, determine si se debe considerar una reunión de seguimiento y fije una fecha si es así.

El trabajo remoto y virtual no desaparecerá pronto. Las reuniones no son en modo alguno una solución a todos los problemas, pero pueden ser fundamentales para llevar a cabo proyectos complejos. Sigue estos principios en tu próxima reunión y verá los beneficios de una reunión virtual eficaz.

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